Nóminaz es un sistema de nómina SaaS diseñado para automatizar y controlar todo su proceso de nómina de forma simple, 100% web.

En cada mes, se debe ingresar las novedades de ingreso y/o egreso del personal (descuentos, horas extras, etc), préstamos, vacaciones y licencias o permisos.

De actualizar el Sistema Nóminaz no debes preocuparte, para el cumplimiento óptimo de las obligaciones con el IESS, SRI y Ministerio de Relaciones Laborales, la actualización lo realizará el equipo técnico del Sistema Nóminaz por tanto, evita cualquier contingencia o riesgo que pueda suscitarse por desinformación o incumplimiento laboral.

No hay que realizar configuración, lo único que se debe realizar es una pequeña parametrización con datos de la compañía y los rubros que utilizan para obtener el rol.

El Sistema Nóminaz se encuentra actualizado con las últimas modificaciones legales laborales para el cumplimiento óptimo de las obligaciones patronales, por tanto, evita cualquier contingencia o riesgo que pueda suscitarse por desinformación o incumplimiento legal laboral.

No, el Sistema Nóminaz puede funcionar completando únicamente 3 pasos para lo cual debes:

• Acceder al sistema.
• Dar clic en ayuda.

Se presentará una ventana en donde se podrán visualizar los pasos, en los cuales solo debes seleccionar los siguientes:

• Cargos de empleados
• Fecha de inicio del sistema
• Empleados

Para una nómina más detallada se deben configurar 6 pasos por una sola vez a excepción de  Ingresos y/o Descuentos que son rubros (nombres) que forman el rol.

• Acceder al sistema.
• Clic en ajustes.

Completar los pasos que no hayas llenado con la información que serían los siguientes:

El perfil son las opciones de configuración que crea el administrador para dar acceso a los usuarios.

El perfil da cierta seguridad al administrador del sistema de que no tengan acceso a todos los módulos del Sistemas Nóminaz más que los asignados.

Los Usuarios son toda aquella personas que tienen acceso al sistema puede tener diferentes perfiles en diferentes contextos, por ejemplo un usuario puede ser:

• Administrador.
• Empleado.
• Administrador y/o Empleado
• Empleado-Reporte-ect

Para crear un turno debes acceder al sistema:

• Clic en ajustes.
• En el menú de color negro das clic en asistencia – Turnos.

Se despliega la siguiente pantalla:

Al editar el horario se puede crear varios turnos estos son por semana.

Permite deshabilitar un horario que ya no se use.

Los Grupos de Liquidación constituyen los roles de pagos clasificados por el Departamento o Unidad de Trabajo al que pertenecen los trabajadores y/o empleados.

Tenemos la Acción de activar/desactivar la que nos permite ver en la liquidación de rol solo los grupos que se utilicé.

Estos roles son elaborados en las empresas o instituciones que poseen un gran número de trabajadores, entre estos tenemos:

• Departamento Administrativo.- Constan todos los empleados que laboran en Gerencia, Secretaria, Contabilidad, Administración.
• Departamento de Ventas.- Constan todos los empleados que laboran en Ventas, ejecutan la actividad de ventas, ya sea en forma interna (almacén), como también por medio de vendedores que laboran fuera de la empresa.
• Departamento de Producción.- Constan todos los empleados y trabajadores (obreros), que ejecutan actividades productivas propias de la empresa, en la Planta de Producción tales como: Supervisión, Control de Calidad, Operación, etc.

Los centros de costos no se despliegan cuando en la configuración en el campo código se encuentra algún caracter especial (. , : ; )

Dentro de este amplio rubro de ingresos se encuentran aquellas entradas de dinero que el trabajador recibiría por concepto de prestación de servicios entre las cuales tenemos:

• Sueldo Base.- Es la remuneración mensual que percibe el empleado por aplicación de la ley o por acuerdo entre las partes (empleados y empleador).
• Comisiones.- Es el porcentaje que recibe el empleado por ventas realizadas.
• Bono.- Son los valores por aniversarios, premios, etc.
• Horas Extras.- Son horas adicionales de trabajo que realizan los empleados.
• Otros Ingresos.

Una Remuneración es el pago que pueda recibir una persona por un trabajo. La remuneración se obtiene como parte de un acuerdo previo en el que una persona que actúa como jefe, cliente, o empleador adquiere, compra o reserva los derechos y deberes de una persona a través de un contrato hablado o escrito para que este cumpla con una serie de tareas o finalice la entrega de un producto.

El Sueldo es la remuneración que por igual concepto corresponde al empleado por meses, el pago es sin suprimir los días no laborables.

El Salario es el estipendio que paga el empleador al obrero en virtud del contrato de trabajo, se paga por jornadas de labor y en tal caso se llama jornal; el pago es por unidades de obra o por tareas.

La remuneración es mixta cuando, además del sueldo o salario fijo, el trabajador participa en el producto del negocio del empleador, en concepto de retribución por su trabajo.

Se entiende por Salario Básico la retribución económica mínima que debe recibir una persona por su trabajo de parte de su empleador, el cual forma parte de la remuneración y no incluye aquellos ingresos en dinero, especie o en servicio, que perciba por razón de trabajos extraordinarios y suplementarios, comisiones, participación en beneficios, los fondos de reserva, el porcentaje legal de utilidades, los viáticos o subsidios ocasionales, las remuneraciones adicionales, ni ninguna otra retribución que tenga carácter normal o convencional y todos aquellos que determine la Ley..

El sistema tiene rubros ya creados entre los cuales se encuentran;

• Las horas suplementarias son las realizadas luego de la jornada ordinaria de trabajo, misma que se considerará hasta las 24 horas. Tienen un recargo del 50%.
• Las horas extraordinarias son las ejecutadas en los días de descanso obligatorio, feriados o las realizadas en las horas comprendidas desde las 24:00 hasta las 6:00 y tienen un recargo del 100% al valor de la hora.
• Si la jornada normal de trabajo está comprendida entre las 19:00 y 6:00 del siguiente día, el trabajador tendrá derecho a igual remuneración, más un aumento del 25%.

Sí, en el Sistema Nóminaz al momento de crear un rubro se puede seleccionar cómo queremos que calcule, con o sin IESS, que afecte o no al Impuesto a la Renta.

Existen ingresos del trabajador que constituyen materia gravada o materia NO gravada del IESS. Gravado se refiere a los ingresos sobre los cuales se realiza el aporte personal y patronal.

La materia NO gravada por otro lado, se refiere aquellos ingresos que no son aportados al IESS pero que recibió un empleado como parte de su remuneración.

Los Ingresos que constituyen materia gravada son aquellos  ingresos regulares. Regular se refiere a que un ingresos sea permanente y recurrente, permanente si es constante, y recurrente en períodos o ciclos seguidos (Art. 11de la Ley de Seguridad Social).

Se considera también como materia gravada aquellos ingresos normales y que no son usualmente  parte de la remuneración de los trabajadores.

Ejemplo: si se otorga un bono bajo el mismo concepto por dos veces durante un mismo año, se convierte en ingreso gravado. Si emito un bono cada tres meses de igual manera es gravado. Es decir que si un ingreso es normal, a pesar de que no sea regular, se considera como ingreso.

Lo que se refiere a las exenciones que NO constituyen materia gravada son:

• Los gastos de alimentación que el empleador entregue al empleado en dinero o en especie.
• El pago total o parcial de los gastos de atención médica u odontológica, asistencial o prenventiva, integral o complementaria.
• Las primas de los seguros de vida y de accidentes personales del trabajador, no cubiertos por el Seguro General Obligatorio.
• La provisión de ropas de trabajo (Ej: Uniformes) y de herramientas necesarias para la tarea asignada al trabajador.
• Los que a criterio del IESS no constituyan privilegio. El beneficio que representen los servicios de orden social con carácter habitual en la industria o servicios.

En ninguno de estos casos el valor podrá superar el 20% de la retribución monetaria del trabajador. Más información en el Art.14 de la Ley de Seguridad Social.

Se entiende por descuentos, egresos o deducciones a todos aquellos montos de dinero restados, ya sea mensual, semanal u ocasionalmente, para atender compromisos que los trabajadores voluntariamente han adquirido como préstamos hipotecarios, quirografarios, compañía y los comisariatos.

Las Prestaciones son las provisiones de los beneficios sociales que corresponden exactamente a aquellos derechos reconocidos a los trabajadores y que también son de carácter obligatorio que van más allá de las remuneraciones normales y periódicas que reciben por su trabajo.

La único que no genera provisión y se realiza como descuento en el rol es la normativa legal, les impone como (IESS, Impuesto a la Renta y las Retenciones Legales).

Las Prestaciones-Reemplazo de Prestaciones son fórmulas creadas por los usuarios para cambiar el cálculo automático del sistema Nóminaz.

Para poder desactivar la provisión de los Beneficios Sociales se deben seguir los siguientes paso:

1. Clic en el icono configuración.
2. Clic en Liquidación.
3. Clic en prestaciones en el rubro que se desea desactivar.

Para poder configurar el asiento contable se deben seguir los siguientes paso:

1. Clic en el icono configuración.
2. Clic en Liquidación.
3. Clic en Cuentas Contables se va realacionando cada cuenta de la liquidación con el plan de cuentas.

El aporte individual al IESS es una de las deducciones que el empleador le realiza a los ingresos del trabajador. Actualmente el aporte personal mínimo al IESS es de 9.45% para los trabajadores en relación de dependencia.

El registro de la afiliación, en esta nueva categoría, que se encuentra activa desde el 1 de septiembre de 2017, generará una aportación del 17,6% sobre la materia gravada.

Los entes de regulación son:

• Ministerio de Trabajo. Señala que el patrono no tiene que hacer un contrato de trabajo porque el representante legal no es un empleado, es un mandatario. Entonces, debe mediar un contrato civil que establezca la relación entre la compañía y el mandatario.
• IESS. Establece la obligatoriedad de que todos los representantes legales estén afiliados por el monto que reciben como honorarios por la representación legal.
• Servicio de Rentas Internas (SRI). Únicamente se enfoca en las obligaciones tributarias derivadas de la facturación del representante legal.

Para el cálculo de las aportaciones:

• Se suma la remuneración mensual del trabajador. Se deben incluir los montos por sueldo, comisiones, horas extra y bonos mensuales.
• Se multiplica el valor resultante por 0,0945 (correspondiente al 9,45%)
• El resultado se descuenta del salario mensual del trabajador.

Los Fondos de Reserva del IESS, son un beneficio al que tienen derecho todos los trabajadores en relación de dependencia, después de su primer año de trabajo o a partir del treceavo mes de trabajo.

El trabajador o servidor público con relación de dependencia, tendrá derecho al pago mensual del Fondo de Reserva por parte de su empleador, en un porcentaje equivalente al ocho coma treinta y tres por ciento (8,33%) de la remuneración mensual unificada, o lo mismo que significa que el empleador se obliga a cancelar el valor equivalente a un sueldo anual.

En el Sistema Nóminaz al momento de Ingresar se debe:

• Da clic en Configuración.
• Nos dirigimos al menú de color negro del listado, damos clic en la opción Liquidación.
• En el listado que se despliegan las opciones de Ingresos, Descuentos y/o Prestaciones, en cada una se pueden crear fórmulas.

Se debe seleccionar en dónde afectará el rubro, si es Ingresos, Egreso y/o Prestaciones, para crear una fórmula se debe escoger:

1. Los conceptos que se van a utilizar conjuntamente con las operaciones matemáticas para comprobar debemos llenar un valor junto al concepto.
2. Clic en calcular para verificar el cálculo.
3. Clic en aceptar, para que la fórmula sea guardada.

Tomar en cuenta que en Ingresos y Descuentos no afecta a los empleados mientras no se les aplique el rubro.

En el caso de Prestaciones, afecta a todos los empleados y no requiere se escoja a quien afectaría.

Una pregunta bastante frecuente que tienen muchos gerentes.

Después de pasar un año trabajando para el empleador, a los trabajadores les corresponden 15 días de vacaciones totalmente pagados por la empresa.

En caso de salir del trabajo antes de cumplir el año de servicio, debe cancelarse al trabajador la parte proporcional a las vacaciones no gozadas.

No, el sistema nos permite crear N cantidades de préstamos que requiera cada empresa .

Para crear un préstamo debes acceder al sistema:

• Dar clic en Configuración.
• En el menú de color negro das clic en Préstamo.
• Clic en Configuración de préstamo, llenar todos los campos.
• Clic en crear

Mientras no se utilice el préstamo creado se puede realizar los cambios que se necesita.

Es el valor tope que tendrá el préstamo por parte de la empresa a cualquier trabajador, se debe tener en cuenta que también se valida con el sueldo, es por eso que se coloca un % del mismo.

Sí, para realizar cambios debes acceder al sistema, dar clic en ajustes , y en el menú de color negro seleccionamos:

• Permisos y Jornadas.
  • • Maternidad y Paternidad.
    • Enfermedades y Otros.
    • Jornada Especial

Al dar clic en el icono (editar) se desplegará una ventana para modificar la información, a lo que esté listo, clic en Guardar.

El cambio realizado solo será reflejado desde la fecha para adelante. Lo ya registrado no tendrá afectación por el cambio realizado.

Las vacaciones laborales anuales son un derecho que tiene todo trabajador que ha cumplido un año de trabajo con el mismo empleador.  Cada año los trabajadores pueden acceder a este derecho por un período ininterrumpido de quince días de vacaciones, incluidos los días no laborables.

Si, el sistema te permite configurar los días que tenga la empresa para los empleados que tienen más de dos años de vacaciones acumuladas lo cual debes:

• Clic en el icono de Configuración nos llevará a la página de inicio, en la cual hay un menú de color negro.
• Clic en Configuraciones / Configuraciones de Uso.
• Se cambia los días en Configuraciones Vacaciones.
• Clic Guardar.

El administrador del sistema debe activar, ya que por defecto está seleccionado la opción NO, para lo cual debe seguir los siguientes pasos

• Barra Principal junto al nombre dar clic en Configuración.
• clic en Configuración de Uso.
• En Configuración de Email escogemos la opción SI o NO.
• clic Guardar.

Si, el administrador del sistema activa/desactiva para poder cambiar la información en el formulario de Gastos Personales:

1. Clic en el icono de Configuración nos llevará a la página de inicio, en la cual hay un menú de color negro.
2. Clic en Configuraciones/ Configuraciones de Uso.
3. En la opción Configuraciones de Gastos Personales
   1. Si permitirá el cambio desde el portal del empleado
   2. No bloquea para la información ingresada no sea adulterada.

Clic Guardar.

Son datos de las empresas con los cuales ayudarán a que el cálculo de cada uno de las provisiones y/o beneficios sociales sean correctos.

1. El sistema requiere que se establezca Fecha Inicio Sistema y se llene o se suba la ficha de Empleados, no requiere de más información para proceder a preliquidar.
2. Los siguientes saldos requieren esencialmente que se coloque fecha de inicio y empleados para poder descargar cada una de las fichas con la información a ser llenada para posterior cargar.

La activación de saldos se utiliza para ingresar información pendiente en saldos iniciales la misma se bloquea cada vez que se liquide el rol y se debe seguir los siguientes pasos:

• Configuración -Saldos Iniciales
• Fecha Inicio Sistema – Activar saldos.
  • Cuadro informativo aceptar términos -aceptar.

• Al e-mail se enviará un código que se deberá ingresar en el nuevo cuadro de diálogo con su causa clic en aceptar.

No, en el saldo de vacaciones solo se deben registrar los días no tomados por el trabajador. Se pueden registrar de 6 años atrás o del último año.

Si, la información se presentará de acuerdo como se haya subido la ficha de empleados y podremos escoger si es Costa o Sierra.

Si, se puede crear las empresas que se requiera.

No tiene valores adicionales, el valor que se debe cancelar es por el número de empleados que tiene en cada liquidación que se realiza tomando en cuenta el número de empleados que tenga cada empresa.

Si, se pueden crear varios administradores según lo que se requiera en cada una de las empresas. Al momento que ingresamos en el sistema:

1. Clic en el icono configuración.
2. Clic en Usuario – Crear se despliega una ventana en la cual se llena todos los datos.
3. En la opción Tipo de Perfil se escogerá a que tendrá acceso a través de los perfiles creados.
4. Clic en Guardar.

Al guardar el usuario automáticamente le llegara un e-mail al correo registrado para que sea verificado y pueda acceder a la empresa.

Se pueden crear varias empresas en el Sistema de Nóminaz, con los siguientes pasos:

• Nos dirigimos al logo en el cual se despliega un listado, en el mismo damos clic en Panel de Compañías.
• En la pantalla que nos presenta damos clic en el icono Crear.
• Se despliega una ventana, la llenamos y clic en Crear.

Las empresa pueden ser eliminadas pero si no existiera una liquidación de rol.

Al momento que ingresamos en el sistema nos dirigimos al icono  Configuraciones,en la ventana que se nos presenta debemos:

• Clic en  Usuarios.
• Seleccionamos al usuarios y Clic en Editar.
• En Perfil escogemos Usuario de Sistema (Administradores-Empleado) y/o Desarrollador (API de integración con otros sistemas).
• Clic en Guardar.

Existe dos formas para activar al empleado:

1. clic en el Empleado – Gestionar y Agregar.
2. Seleccionamos al empleado.
3. Se habilita el icono crear usuario al que se dará clic.
4. Al empleado le llegará un correo al que debe Verificar email y le llegará otro con la clave de acceso.

• Clic en Configuraciones – Usuarios.
• Clic en Crear llenar la información.
• En Perfil escogemos Usuario de Sistema (Administradores-Empleado) y/o Desarrollador (API de integración con otros sistemas).
• Clic en Guardar.

Al momento que ingresamos en el sistema nos dirigimos al icono configuración:

1. Clic en la pestaña usuario.
2. Seleccionamos al empleado y damos clic para desactivar.
3. En el cuadro de diálogo damos Clic en Si o No.

Al momento que ingresamos en el sistema nos dirigimos al icono de empleado en el cual se desplegará un listado, damos clic en Gestionar y Agregar en la ventana que se despliega, clic en el icono verde crear e ingresamos en la ficha de empleado todos los datos con (*) son obligatorios.

1. Datos Personales
2. Datos Laborales
3. Datos RDEP
4. Links Adicionales

Si, el Sistema Nóminaz nos permite registrar a el o los empleados que contengan retenciones judiciales (pensiones de alimento), esto se lo hace por cada hijo que se tenga registrado en la ficha del empleado:

1. En el icono Empleados damos clic en Gestionar y Agregar
2. Seleccionar al empleado
3. En la ficha del empleado en la pestaña Datos Personales/ opción tiene hijos clic SI
4. Llenar todo los campos en la opción Ret. Judicial escoger la opción SI para desplegar la información a ser llenada para que en el rol se descuente este rubro.
5. clic en Agregar para que se registre el dato del hijo
6. clic en Guardar para actualizar la ficha del empleado.

Es un convenio en virtud del cual una persona se compromete para con otra u otras a prestar sus servicios lícitos y personales, bajo su dependencia, por una remuneración fijada en el convenio, la ley, el contrato colectivo o la costumbre.

El trabajador no pierde sus derechos en caso de no haber firmado contrato de trabajo, ya que el contrato también puede ser verbal o tácito y tendrá la misma validez que un contrato escrito.

Si, el contrato es jornada parcial permanente, que será pagado de manera proporcional de conformidad con el artículo 82 del Código de Trabajo.

En la ficha de empleado después de llenar la pestaña de Datos Personales damos clic:

1. Datos Laborales
2. Tipo de Contrato.- se despliega diferentes opciones de contratos.

1. Contrato expreso y tácito:El contrato es expreso cuando el empleador y el trabajador acuerden las condiciones, sea de palabra o reduciéndolas a escrito. A falta de estipulación expresa, se considera tácito toda relación de trabajo entre empleador y trabajador.
2. Contrato por tiempo indefinido: El contrato individual de trabajo a tiempo indefinido es la modalidad típica de la contratación laboral estable o permanente, su extinción se producirá únicamente por las causas y los procedimientos establecidos en la ley. Desde 2015 se suprimieron en Ecuador las modalidades de contratación a plazo fijo, con las siguientes excepciones:

1. 1. • Contratos por obra cierta: Cuando el empleador y el trabajador acuerdan mantener una relación laboral solamente durante un tiempo definido en el que se realice una obra que no sea habitual a la actividad de la empresa u organización.
      • Contratos eventuales: Cuando el empleador y el trabajador acuerdan desarrollar una relación laboral solamente durante un corto tiempo o una temporada específica, para satisfacer exigencias circunstanciales tales como reemplazo de personal que se encuentra ausente por vacaciones, licencia, enfermedad, maternidad y situaciones similares, o por situaciones como la atención de una mayor demanda de producción; en cuyo caso, en el contrato deberán especificarse las exigencias circunstanciales que motivan la contratación, el nombre o nombres de los reemplazados y el plazo de duración de la contratación. Este tipo de contratos no pueden tener una duración mayor a 180 días continuos o discontinuos dentro de un lapso de 365 días. En este tipo de contratos la remuneración que se paga a los trabajadores tiene un incremento del 35% del valor hora del salario básico del sector al que correspondan.
      • Contratos ocasionales: Cuando la relación laboral se refiere a atender necesidades emergentes o extraordinarias, no vinculadas con la actividad habitual del empleador, y cuya duración no excederá el tiempo de treinta días en un año. El sueldo o salario que se pague en los contratos ocasionales, tiene un incremento del 35% del valor hora del salario básico del sector al que corresponda el trabajador.
      • Contratos de temporada: Aquellos que en razón de la costumbre o de la contratación colectiva, se han venido celebrando entre una empresa, organización o empleador y un trabajador o grupo de trabajadores, para que realicen trabajos cíclicos o periódicos, en razón de la naturaleza discontinua de sus labores, gozando estos contratos de estabilidad, entendida, como el derecho de los trabajadores a ser llamados a prestar sus servicios en cada temporada que se requieran. Se configurará el despido intempestivo si no lo fueren.
      • Contratos de aprendizaje: Aquel en virtud del cual una persona se compromete a prestar a otra, por tiempo determinado, el que no podrá exceder de un año, sus servicios personales, percibiendo, a cambio, la enseñanza de un arte, oficio, o cualquier forma de trabajo manual y el salario convenido. El contrato de aprendizaje de los adolescentes, no durará más de dos años en el caso del trabajo artesanal y, seis meses en el trabajo industrial u otro tipo de trabajo. En ningún caso la remuneración del adolescente aprendiz será inferior al 80% de la remuneración que corresponde al adulto para este tipo de trabajo, arte u oficio.
      • Contratos por obra cierta: Cuando el empleador y el trabajador acuerdan llevar adelante una relación laboral para ejecutar una obra definida, sin tomar en consideración el tiempo que se invierta en ejecutarla.
   2. Contratos por tarea: Otro de los tipos de contratos de trabajo en Ecuador se da cuando el trabajador se compromete a ejecutar una determinada cantidad de trabajo en la jornada o durante un periodo de tiempo definido.
   3. Contratos a destajo: Para concluir con los tipos de contratos de trabajo en Ecuador, el contrato a destajo se da cuando el trabajador se compromete a realizar el trabajo por piezas, trozos, medidas de superficie o por unidades de obra, y la remuneración se pacta para cada una de ellas, sin tomar en cuenta el tiempo invertido en la labor.

Es el tiempo diario que el trabajador destina a realizar sus tareas, pudiendo ser esta parcial (menor a 8 horas diarias) o máxima (8 horas diarias).

El sistema tiene dos opciones de jornadas que son:

• Completa.- al seleccionar nos llena automáticamente Horas al mes con 240 o 160.

• Parcial.- en el casillero de Hora al mes debemos digitar el tiempo que va a trabajar al mes el empleado

La definición de jornada parcial no se encuentra tipificada en el Código de Trabajo, sin embargo según el Mandato 82 señala que la jornada parcial es aquella cuya duración es menor a las 8 horas diarias.

Si en el contrato de trabajo se hubiere estipulado la prestación de servicios personales por jornadas parciales permanentes, la remuneración se pagará tomando en consideración la proporcionalidad en relación con la remuneración que corresponde a la jornada completa multiplicado por 30 (porque son 30 días en el mes), con relación al sueldo completo que le correspondería a la persona si trabajara la jornada completa de 240 horas mensuales en ese cargo, que no podrá ser inferior a los mínimos vitales generales o sectoriales.

De igual manera se pagarán los restantes beneficios de ley, a excepción de aquellos que por su naturaleza no pueden dividirse, que se pagarán íntegramente.

Ejemplo 1: Se estipula con un trabajador que va a trabajar 3 horas diarias y ganará el proporcional que le corresponda sobre el salario básico unificado. Calcular el sueldo mensual:

Sueldo a pagar por jornada completa: $400.00

Horas mensuales jornada completa: 240 horas (8 hs diarias X 30 días al mes)

Horas mensuales jornada parcial: 90 hs (3 horas diarias X 30 días al mes)

Coeficiente: 90/240 => 0.375

Sueldo a pagar por 90 horas mensuales: 400 x 0.375 = $150.00

La afiliación al IESS será de 11 días al mes ((400/30) X 11 = $146.67), debiéndose ingresar todos los meses una variación por extra por la diferencia (150.00 – 146.67 = $3.33) para cuadrar el rol con el IESS

Los códigos sectoriales o tabla de sueldos y salarios mínimos sectoriales son las ramas de la actividad económica que se definen con base en el salario unificado (SBU $425), para el año 2022 hay 138 ramas.

Según acuerdo ministerial MDT-2021-2077. – Tabla sectorial

Las categorías están creadas en base a los diferentes cálculos de el IESS:

1. Empleado. – son todos los que tienen como retención de aporte patronal e individual
2. Trabajador Juvenil. – aporte patronal e individual paga el estado.
3. Accionistas. – Paga el 100% del aporte al IESS que es el equivalente al 17.6% de la materia gravada.
4. Representante legal. – Paga el 100% del aporte al IESS que es el equivalente al 17.6% de la materia gravada

Las empresas con más de 50 trabajadores deberán vincular trabajadores jóvenes en un porcentaje de al menos el 10% respecto del incremento neto de trabajadores que se genere en cada año fiscal. Para la verificación de la obligación señalada en el inciso anterior se tomará en cuenta la edad del trabajador al momento de suscribir el contrato y en caso de incumplimiento del porcentaje se sancionará de conformidad a lo señalado en el Artículo 628 del Código del Trabajo por cada mes de incumplimiento y por cada trabajador joven que falte para llegar al número que le corresponda a cada empresa.

Ejemplos:

– Si en el año contraté 20 trabajadores nuevos, de esos 20, 2 trabajadores (el 10%) deben ser trabajadores juveniles.

– Si contrato 60 trabajadores y salieron 20 trabajadores en el ejercicio fiscal, el incremento neto de empleos es de 40, quiere decir que debieron contratrarse al menos 4 trabajadores juveniles (el 10% del incremento neto de trabajadores).

NOTA: No se toman en cuenta los decimales, y no importa cuántos trabajadores hayan en nómina, ya que el cálculo es solo sobre el incremento neto de trabajadores.

En este campo podemos cambiar el tiempo para que el empleado pueda tener derecho al día adicional en vacaciones por antigüedad

Este será cambiado únicamente antes de realizar la primer liquidación del rol en el sistema Nóminaz.

La remuneración como máximo será de dos salarios básicos unificados vigentes del trabajador en general, más de ese valor el patrono cubrirá el exceso.

El representante legal afiliado con esta relación de trabajo:

• Paga el 100% del aporte al IESS que es el equivalente al 17.6% base gravada
• No tiene derecho a seguro de desempleo
• Mensualmente no aporta al fondo de cesantía, por lo tanto, no podrá retirar cesantía alguna tampoco en caso de quedar cesante
• No puede acumular fondo de reserva ni tiene derecho al mismo
• No tiene derecho al subsidio monetario en caso de accidente, enfermedad no profesional o profesional.
• No puede acceder a préstamos quirografarios del IESS

En el momento en que asumió la representación legal de la compañía dejó de ser automáticamente trabajador en relación de dependencia y debió haberse dado de baja el contrato en el SUT y practicada la respectiva liquidación, si no se lo hizo, debe hacerlo con fecha en la cual quedó inscrito el nombramiento de representante legal en el registro mercantil.

Con respecto a los beneficios de ley, como ya perdió la calidad de trabajador en relación de dependencia al ser ahora “El Empleador”, pues ya no debe continuar ganando beneficios de ley.

Al ingresar al sistema en menú seleccionamos:

1. En el icono Empleados damos clic en Gestionar y Agregar
2. Seleccionar al empleado
3. En la ficha del empleado en la pestaña Datos Laborales nos dirigimos a las opciones de décimos para escoger dependiendo el caso si o no
4. clic en Guardar para actualizar la ficha del empleado.

En todo contrato de plazo indefinido, cuando se celebre por primera vez, podrá señalarse un tiempo de prueba, de duración máxima de noventa días.

Únicamente para el caso de los contratos de servicio doméstico o trabajo remunerado del hogar, el período de prueba será de hasta quince días.

No podrá establecerse más de un período de prueba entre el mismo trabajador y empleador, sea cual sea la modalidad de contratación.

Durante el período de prueba, cualquiera de las partes lo puede dar por terminado libremente.

Lo debe afiliar con la única relación de trabajo que le aparecerá en el sistema del IESS, que es 101-JUBILADO REINGRESO LABORAL (17.6%).

No cotizan cesantía porque no tiene derecho al seguro de desempleo, ya que al ser jubilados, no les hace falta pues ya reciben su pensión mensual.

Dicha cobertura será financiada con el aporte del afiliado/a que, habiendo manifestado su voluntad de adherirse a la cobertura, acepte el pago de la prima del 3.41% calculada sobre la materia gravada.

Se denominan actividades complementarias, aquellas que realizan personas jurídicas, con su propio personal, ajenas a las labores propias o habituales del proceso productivo de la empresa usuaria. Constituyen actividades complementarias de la usuaria las de vigilancia-seguridad, alimentación, mensajería y limpieza.

* Ingresas al Sistema Nóminaz.

* clic en empleado – Personal Servicio Complementario.

La cancelación de un estipendio mensual no será menor a un tercio del salario básico unificado vigente. Se deberá afiliar al pasante a la Seguridad Social. El aporte se liquidará en su totalidad sobre el monto que perciba y cubierto totalmente por la empresa.

MRL

La creación o registro de un pasante se lo realizará de la siguiente manera:

* Ingresas al Sistema Nóminaz.

1. clic en Empleado – Personal Pasante
2. Crear llenar todos los campos con *
3. Guardar

No, se computa el tiempo que ha laborado como pasante, por lo tanto, a partir de la fecha en que fue contratado en relación de dependencia, deberá trabajar 1 año completo para tener derecho a fondo de reserva.

Si la empresa acuerda a reconocer ese tiempo deben activarlo desde la ficha del empleado para que calcule el fondo de reserva.

El pasante se puede desactivar de forma automática y manual.

Automática.- en la ficha de pasante se debe colocar fecha de ingresa y salida, el pasante se desactivará cuando liquide el rol de la fecha de salida

Manualmente.-se ingresa a la ficha del pasante y la fecha de salida debe ser modificada, guardar la información y en Acción se desactiva para que se registre en inactivo.

Las certificaciones laborales son utilizadas cuando se necesitan confirmar que el trabajador pertenece o perteneció a la empresa y que desempeñó el cargo que registra en su hoja de vida, tiempo de servicio y asignación salarial.

1. Empleado – Certificados
2. En Tipo de Certificados escogemos uno de la lista que se desplaza.
3. Clic en Consultar
4. En Firma se puede configurar el o los nombres de quien saldrá en el documento, clic en guardar.
5. Para descargar el archivo en Acción damos clic.

En el Sistema Nóminaz las solicitudes que realizan desde el portal del empleado se los encuentra en:

• Empleado-Gestionar Solicitudes
• Para aprobar, rechazar se debe dar clic en Acción.

Ayudará a administrar toda la información relacionada con el cumplimiento y la asistencia del personal. 

En conceptos podemos escoger la información que se quiere ver y se puede descargar en excel.

Quienes hubieran prestado servicios más de cinco años al mismo empleador, tendrán derecho a gozar adicionalmente de un día de vacaciones por cada uno de los años excedentes.

Los días de vacaciones adicionales por antigüedad no excederán de quince, salvo que las partes acordaran ampliar el beneficio.

Es derecho irrenunciable del trabajador el gozar de 15 días ininterrumpidos de descanso, incluidos los días no laborables. Se pueden tomar los 15 días de vacaciones de forma fraccionada, bajo acuerdo entre empleador y trabajador.

En las vacaciones que se tomen antes de días de descanso obligatorio (sábados, domingos o feriados), se deberán considerar dichos días de descanso para contabilizar los días totales de vacaciones tomados por el trabajador.

En las vacaciones que se tomen después de días de fines de semana o feriados obligatorios, no se contabilizan dichos días de descanso forzoso.

Ejemplos:

1. Si un trabajador toma los días lunes, martes, miércoles y jueves “con cargo a Vacaciones” reincorporándose a sus funciones el viernes, no se deberá computar los días sábado y domingo.
2. Si un trabajador toma martes, miércoles, jueves y viernes “con cargo a Vacaciones” reincorporándose a sus funciones el siguiente lunes, se deberá computar como días de vacaciones los días sábado y domingo.

Según el Art. 75 CT el trabajador podrá no hacer uso de las vacaciones hasta por tres años consecutivos, a fin de acumularlas en el cuarto año.

El sistema no aplica la normativa ya que está en función a las políticas internas de cada empresa.

El registro de una Vacación Anticipada en el Sistema Nóminaz se lo podrá realizar solo en el caso que no tenga vacaciones acumuladas y solo lo podrá registrar el administrador del sistema.

• Vacaciones-Ingreso de Vacaciones

En el recuadro de Anticipo vacaciones, clic para que se habite el campo de fecha y observación.

En el momento que los empleados tengan días para cobrar los anticipos de vacaciones en la pantalla principal se activa una notificación indicando que puede realizar el cobro de vacaciones.

• Pantalla Principal
• Vacaciones–Cobro de Anticipo

• Al dar clic en Procesar podremos ver la pantalla de Cobro de Anticipo en esta se en lista solo los empleados que ya tengan saldo en días.

• Para realizar el cobro del anticipo de vacaciones presentará fechas  sugerida para realizar el registro. 

1. Ingresas a configuración del sistema
2. En el menú izquierdo seleccionar -liquidación –Prestaciones
3. En la columna Acción clic en el icono del visto para desactivar.

La manera en que la organización recuperará la cantidad adelantada mediante los préstamos de los empleados es por medio de la nómina del mismo trabajador, es decir, el empleado recibirá durante un período de tiempo establecido previamente una cantidad menor a su sueldo regular.

Para eliminar cuotas del préstamo debemos dirigirnos a:

* Gestionar Préstamos.

* Seleccionar al empleado y préstamos.

1. Editar última cuota se debe poner en cero.

2. Editar la penúltima para colocar el saldo

Al dar clic en Guardar, aparecerá el icono de eliminar

Los préstamos pueden ser cobrados en anticipo de sueldo o rol mensual, para asignar nos debemos dirigirnos a:

* Ingresar Préstamos.

* Seleccionar al empleado.

• El trabajador solicita el dinero mediante un formato predeterminado por la empresa.
• La empresa estudia si cumple con las condiciones necesarias del préstamo y el tiempo en que se pagará la deuda.
• La persona recibirá la cantidad que solicitó y en su nómina recibirá menos dinero a partir de la fecha que la empresa le indique.

Los préstamos pueden ser creados de forma masiva, mediante los siguientes pasos:

* Ingresar Préstamos.

* Seleccionar Ingresar Préstamos Masivos.

* Clic en Agregar y seleccionar los empleados:

* Al dar clic en Agregar podremos ver en la parte superior: Tipo de Préstamo, Valor del Préstamo, Periodos, Valor de la cuota, Fecha de inicio cobro, Cobro.

Los préstamos creados masivamente tomará en cuenta el sueldo de los empleados para tener el monto máximo.

Para registrar la novedad se debe digitar el número de horas (cantidad), internamente el sistema tomará en cuenta el sueldo del colaborador, para el respectivo cálculo.

Una vez generada la planilla de aportes normales ya no podrá ingresar extras a los trabajadores afiliados bajo esta relación de trabajo, por lo que deberá ingresarlas dentro del mismo período hasta máximo el último día del mes al que corresponden esos extras que desea ingresar.

Se entiende a todo suceso familiar cuya gravedad afecte el normal desarrollo de las actividades del trabajador, como el fallecimiento, enfermedad o lesión grave de sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad o de afinidad.

También se entiende por calamidad doméstica aquellas que causen daños a la vivienda del trabajador como las inundaciones o los incendios.

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Sí, tiene que darle este permiso sin pérdida de la remuneración y por el tiempo necesario para atender el juicio conforme lo estipula el Art.42 numeral 9.

Sí. El trabajador público o privado que tenga bajo su cuidado a una persona con discapacidad severa debidamente certificada y que labore en jornada completa de 8 horas, tendrá derecho a trabajar sólo 6 horas diarias, sin que se le pueda bajar el sueldo. Es decir, trabajarán sólo 6 horas pero recibirán sueldo por 8 horas, conforme lo establece el Art.52 de la Ley de discapacidades.

Nuestro Código del Trabajo se establece que el empleador  debe conceder permiso laboral en los siguientes casos:

1. Conceder a los trabajadores el tiempo necesario para el ejercicio del sufragio en las elecciones populares establecidas en la Ley, siempre que dicho tiempo no exceda de cuatro horas.
2. Se concederá el tiempo necesario para ser atendidos por los facultativos de la Dirección del Seguro General de Salud Individual y Familiar del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
3. Para satisfacer requerimientos o notificaciones judiciales.
4. Permitir a los trabajadores faltar o ausentarse del trabajo para desempeñar comisiones de la asociación a que pertenezcan, siempre que ésta dé aviso al empleador con la oportunidad debida.

Los trabajadores comisionados gozarán de licencia por el tiempo necesario y volverán al puesto que ocupaban conservando todos los derechos derivados de sus respectivos contratos; pero no gozarán la remuneración correspondiente al tiempo perdido.

1. Conceder permiso o declarar en comisión de servicio hasta por un año y con derecho a remuneración hasta por seis meses al trabajador que, teniendo más de cinco años de actividad laboral y no menos de dos años de trabajo en la misma empresa, obtuviere beca para estudios en el extranjero, en materia relacionada con la actividad laboral que ejercita, o para especializarse en establecimientos oficiales del país, siempre que la empresa cuente con quince o más trabajadores y el número de becarios no exceda del dos por ciento del total de ellos. El becario, al regresar al país, deberá prestar sus servicios por lo menos durante dos años en la misma empresa.
2. Los empleadores que contrataren mayores de quince años de edad que no hubieran terminado su instrucción básica están en la obligación de dejarles libres dos horas diarias de las destinadas al trabajo, a fin de que concurran a una escuela.
3. Las licencias a la mujer trabajadora por maternidad (ver Boletín Contable-Tributario No 14)
4. Conceder tres días de licencia con remuneración completa al trabajador, en caso de fallecimiento de su cónyuge o de su conviviente en unión de hecho o de sus parientes dentro del segundo grado de consanguinidad o afinidad.  

LOS GRADOS DE CONSANGUNIDAD: entre dos personas se cuentan por el número de generaciones. Así, el nieto está en segundo grado de consanguinidad con el abuelo; y dos primos hermanos, en cuarto grado de consanguinidad entre sí.

Cuando una de las dos personas es ascendiente de la otra, la consanguinidad es en línea recta; y cuando las dos personas proceden de un ascendiente común, y una de ellas no es ascendiente de la otra, la consanguinidad es en línea colateral o transversal.

LOS GRADOS DE AFINIDAD: es el parentesco que existe entre una persona que está o ha estado casada y los consanguíneos de su marido o mujer, o bien, entre uno de los padres de un hijo y los consanguíneos del otro progenitor.

La línea y grado de afinidad entre dos personas se determina por la línea y grado de consanguinidad respectivos; así, entre suegros y yernos hay línea recta o directa de afinidad en primer grado, y entre cuñados, línea colateral de afinidad en segundo grado.

Base legal Arts. 23, 23, C. Civil

• 84 días por parto normal
• 94 días (10 adicionales) en caso de nacimientos múltiples
• 174 días (90 días adicionales) en caso de que el hijo nazca con una capacidad especial o congénito grave.
• 184 días (100 días adicionales)  en caso de nacimientos múltiples y que al menos uno de los hijos haya nacido con una capacidad especial o congénito grave.

• Si el niño nace por parto normal, el padre tiene derecho a 10 días de licencia con remuneración.
• Si el niño nace por cesárea, el padre tiene derecho a 15 días de licencia con remuneración.
• Si el hijo nace prematuro o en condiciones de cuidado especial, el padre tiene derecho a 18 días de licencia con remuneración.
• Si el hijo nace con una enfermedad degenerativa, terminal o irreversible, o con un grado de discapacidad severa, el padre tendrá derecho a 25 días de licencia con remuneración.
• Si la madre falleciera durante el parto o mientras goza de la licencia por maternidad, el padre podrá hacer uso de la totalidad de la licencia, o de la parte que reste del período de licencia que le hubiere correspondido a la madre, si ésta no hubiese fallecido.

Sí, hubo una reforma al código del trabajo que incluyó una licencia con remuneración por adopción. Los padres adoptivos tienen 15 días de licencia con remuneración, los cuales comenzarán a correr a partir de que el niño o niña les fuera legalmente entregado.

La trabajadora y el trabajador tendrán derecho a 25 días de licencia con remuneración para atender los casos de hija o hijo hospitalizados o con patologías degenerativas; licencia que podrá ser tomada en forma conjunta o alternada.

La ausencia al trabajo se justificará mediante la presentación de un certificado médico otorgado por el facultativo especialista tratante y el correspondiente certificado de hospitalización.

Tocaría aplicar el artículo 42 numeral 19 del código del trabajo, es decir, pagarle el 50% del sueldo hasta por dos meses en cada año. En realidad es injusto que no se pague el subsidio, pues se está pagando la totalidad del aporte al IESS del 20.6%, incluido el 1.3% de subsidio que está dentro del valor de la prima de salud que se paga completa. Si el IESS no va a pagar subsidio no debería entonces cobrar este 1.30%, pero igual lo cobran.

Para realizar un ajuste y este no se vea reflejado en el rol se lo debe hacer mediante los siguientes pasos:

• Novedades-Impuesto a la Renta
• Clic en Agregar
• Se despliega la lista de empleados para seleccionar uno o varios-Agregar.
• En la siguiente ventana podemos llenar valores por ejemplo 0, 10, -10.
• clic en guardar.

Si se puede revisar las liquidaciones de dos maneras:

1. Panel de control o pantalla principal del sistema se puede visibilizar las cinco últimas liquidaciones.

2. En reportes del sistema se puede colocar rangos de búsqueda o simplemente clic en consultar para visualizar todas las liquidaciones.

Es un reporte que presenta la información de todo el personal que labora el mes o periodo consultado por esto se visualiza al personal inactivo.

El detalle de los valores que  forman parte del calculo para el impuesto a la renta de cada colaborador se lo puede obtener en el icono Reportes – Impuesto Renta .

El Sistema Nóminaz re-calcula de forma mensual el valor a ser retenido en el rol, esto dependerá de como se creo el rubros:

• Proyectable.- la posibilidad de ser proyectado y a si mismo durante un año fiscal.
• No Proyectable.– afectará al mismo mes.

El reporte de nómina horizontal presenta:

• Ingresos.- predeterminados y creados por cada administrador.
• Descuentos.- predeterminados y creados por cada administrador.
• Prestaciones.
• Liquidaciones especiales
• Liquidación de haberes
• Licencias y permisos 

El Sistema permite ver todos los datos que contiene la ficha de empleado en:

1. Reportes-Gerenciales-Empleados
2. Parámetros Empleados se despliega una lista de campos en la cual se puede seleccionar uno o varias.
3. Clic en Consultar para tener la información anteriormente seleccionada.
4. Esta información la puede descargar en excel

El reporte de préstamos es un historial de pago y estado de cada uno de los préstamos que tenga el empleado, para lo cual se debe:

1. 1. Novedades-Gerenciales-Préstamos
   2. Clic en Consultar.
   3. Filtros se despliega más opciones de consulta.
   4. Esta información se la puede descargar en excel

En el Reporte de Vacaciones nos presenta las solicitudes de vacaciones generadas por el empleado y/o administrador.

• Al dar clic en el Filtro se despliega más opciones.

• Consultar despliega el listado de empleados con registro de vacaciones.

En el caso que se quiera ver los días de vacaciones acumulados que tienen los empleados se debe:

• clic en Ver días adicionales
• clic en Consultar

En cualquier de los dos casos la información se puede descargar en excel.

Si, en reportes gubernamentales genera un 1archivo de excel el cual se puede cambiar la información y por el mismo sistema transformarlo a archivo a xml2 para subir al DIMM(SRI )y desde ahí generar el F-107

Al subir el xml en el DIMM da un error de que se encuentra mal formardo el archivo se recomiendas volver a instalar el archivo RDEP en el DIMM el cual se puede descargar en el SRI

Si el representante legal está facturando a la empresa, no debería incluirse en el Anexo RDEP porque sino, como esta persona también declara sus ingresos en la declaración mensual del IVA, pues en marzo cuando vaya realizar la declaración del impuesto a la renta, vería que se le han duplicado sus ingresos.

Cabe mencionar que es obligatorio que el representante legal facture sus ingresos porque al no haber relación laboral con la empresa, sino relación civil, debe emitir a la empresa la respectiva factura y gravar el 12% de IVA a la empresa; sin embargo, si la empresa insiste en que no facture el representante legal, sino que sólo se le pague por rol, pues en ese caso (que insisto en que no es lo correcto legal y tributariamente hablando), pues sí debería incluirse al representante legal en el Anexo RDEP para que sus ingresos gravados de renta no queden en el aire.

Para poder cargar el archivo debemos ingresar al Sistema Nóminaz:

1. Seleccionar Reportes-Gubernamentales
2. Tipo de Reporte.
3. Clic en Consultar.
4. Seleccionamos el año a descargar el archivo
5. Descargar el archivo

Para descargar el archivo para pago en tu banco, es importante que ya hayas terminado de liquidar tu nómina.

No, el archivo Excel de la  pre liquidación de rol corresponde a los que estén en nómina activa, en el caso de que un rol pendiente por pagar no se cancele en haberes la información aparecerá en el archivo.

No, el archivo para el banco se descarga solo con el personal activo y los que en el aviso de salida se seleccionó pago en rol.

De acuerdo con el art. 97 del CT el empleador debe reconocer, en beneficio de sus trabajadores el (15%) de las utilidades líquidas.

Este porcentaje se distribuye así:

• El 10% se debe repartir  a todos los trabajadores de manera igualitaria.
• El 5% restante se lo reparte a los trabajadores en virtud de sus ”cargas familiares” )hijos menores de 18 años, hijos mayores de 18 años que sufran de alguna discapacidad, cónyuge o conviviente en unión de hecho reconocida)

Los trabajadores de las empresas contratistas de actividades complementarias de acuerdo con su tiempo anual de servicios, participarán proporcionalmente del porcentaje legal de las utilidades líquidas de las empresas contratantes en cuyo provecho se prestó el servicio. Si las utilidades de la empresa que realiza actividades complementarias fueren superiores a las de la usuaria, el trabajador solo percibirá éstas.

El Ministerio del Trabajo entrega a las empresas que realizan actividades complementarias, los certificados que acrediten la vigencia de dicha autorización.

Si,el sistema tiene la facilidad de escoger como queremos que se tome en cuenta los saldo por préstamos que tenga el empleado, lo realizamos de la siguiente manera:

1. clic en Aviso de Salida seleccionamos a la(s) persona(s)
2. clic en Causa Terminación de Contrato se despliega un listado en el cual escogemos.
3. clic en Fecha Fin Relaciones Laborales.
4. En el caso de existir días pendiente de pago se puede seleccionar si el pago se lo hace en rol o en la liquidación.
5. En el caso de tener préstamos se puede seleccionar si la cuota es descontada en rol o su totalidad va a la liquidación.

clic en Guardar.

PDF

Sí, para obtener estos archivos debemos realizar la liquidación de cada beneficio social, en los meses que correspondan

Luego nos dirigimos a generar el archivo para poder subir en el portal del ministerio de trabajo, en los reporte constaran todas las personas que mensualizan y acumulan.

En la Liquidación Especial se puede realizar ajustes y eliminar mientras no se realice la liquidación final.

Al momento de eliminar uno o varios empleados seleccionados se debe:

1. icono eliminar.
2. Guardar